MY DATA - Η ΝΕΑ ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Τα Ηλεκτρονικά Βιβλία της Α.Α.Δ.Ε. αποτελούν την νέα πραγματικότητα για τις επιχειρήσεις της χώρας μας. Από 1/1/2021 όλες οι οντότητες του άρθρου 1 του ν.4308/2014, από τους αμειβόμενους με μπλοκάκι μέχρι τις ΑΕ, υποχρεούνται να διαβιβάζουν στην ψηφιακή Πλατφόρμα myDATA, τα δεδομένα των εκδιδόμενων στοιχείων και των τηρούμενων λογιστικών τους βιβλίων. Τα δεδομένα αυτά, αφού διαβιβαστούν, διασταυρωθούν και χαρακτηριστούν, ενημερώνουν τα ηλεκτρονικά βιβλία της κάθε επιχείρησης. Απώτερος σκοπός της όλης διαδικασίας είναι η συμφωνία των «Λογιστικών Βιβλίων» κάθε επιχείρησης με τα αντίστοιχα «Ηλεκτρονικά Βιβλία» της ΑΑΔΕ, και η από κοινού επαλήθευση των φορολογικών δηλώσεων των επιχειρήσεων (Φ.Π.Α, Φόρος Εισοδήματος, Παρακρατούμενοι Φόροι).

ΙΣΤΟΡΙΚΟΤΗΤΑ

Η ιδέα της διαβίβασης των δεδομένων των επιχειρήσεων στην Φορολογική Αρχή δεν είναι νέα. Από το 1948, και τον Αναγκαστικό Νόμο 810, περί συγκεντρώσεως φορολογικών στοιχείων, αρχίζει να δομείται η σκέψη της αποστολής αντιγράφων των τιμολογίων στις Εφορίες, με σκοπό την διασταύρωση των στοιχείων και την διευκόλυνση των ελέγχων. Η ιδέα εξελίσσεται και στις αρχές της δεκαετίας του ‘80 καθιερώνονται οι συγκεντρωτικές καταστάσεις πελατών-προμηθευτών, και η διαβίβαση τους στις Εφορίες με χειρόγραφα και με μαγνητικά μέσα. Ωστόσο τα προβλήματα αυξάνονται, αφενός λόγω της συγκέντρωσης μεγάλου όγκου χειρόγραφων στοιχείων στις εφορίες και αφετέρου διότι τα μαγνητικά μέσα (δισκέτες) είχαν περιορισμένες δυνατότητες. Σημαντικό βήμα γίνεται το 2003, όπου θεσμοθετείται η υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων μέσω του διαδικτύου (e-ΚΒΣ). Στις μέρες συντελούνται οι τελευταίες πράξεις του “δράματος”. Η απόφαση Α.1138/2020 (ΦΕΚ 2470 B’/22.6.2020) ορίζει πλέον ότι, όλες οι επιχειρήσεις διαβιβάζουν στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, όλα τα στοιχεία των συναλλαγών τους, σε πραγματικό χρόνο .

ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΕΣ

Συγκριτικά με το ισχύον σύστημα διαβίβασης και διασταύρωσης των δεδομένων, η πλατφόρμα myDATA εισάγει δύο νέα στοιχεία, που καθιστούν το όλο εγχείρημα σημαντικό για τον ψηφιακό εκσυγχρονισμό της δημόσιας διοίκησης και των επιχειρήσεων. Το πρώτο στοιχείο αφορά το “Είδος των Δεδομένων” προς διαβίβαση και το δεύτερο αφορά τον “Χρόνο Διαβίβασης” των δεδομένων αυτών.

ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΡΟΣ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ

Αναφορικά με το Είδος, η απόφαση Α.1138/2020 υποχρεώνει όχι μόνο την διαβίβαση των δεδομένων που μπορούν να διασταυρωθούν από αντισυμβαλλόμενους (αντικριζόμενα παραστατικά από υπόχρεους σε διαβίβαση), αλλά και δεδομένων που δεν διασταυρώνονται (αντικριζόμενα παραστατικά από μη υπόχρεους σε διαβίβαση). Τέτοια είναι οι εισαγωγές, οι ενδοκοινοτικές αποκτήσεις, τα έξοδα λιανικής, το ηλεκτρικό ρεύμα, η τηλεφωνία, τα ενοίκια κλπ.

Παράδειγμα: Όταν μία Ελληνική επιχείρηση αγοράσει εμπορεύματα από μία Ιταλική (ενδοκοινοτική απόκτηση), θα πρέπει το σχετικό παραστατικό (invoice fattura) να διαβιβαστεί εγκαίρως στην πλατφόρμα myDATA από την μεριά της Ελληνικής επιχείρησης. Το παραστατικό αυτό δεν θα διασταυρωθεί από την Ιταλική επιχείρηση (οι ξένες επιχειρήσεις δεν υποχρεούνται σε διαβίβαση των δεδομένων τους στην πλατφόρμα myDATA). Εάν το παραστατικό αυτό δεν διαβιβαστεί και δεν χαρακτηριστεί από την μεριά της Ελληνικής επιχείρησης ΔΕΝ ΛΑΜΒΑΝΕΤΑΙ ΥΠΟΨΗ στον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων της (η Ελληνική επιχείρηση απεμπολεί ένα μέρος από τα φορολογικά αναγνωρίσιμα έξοδά της και τελικά πληρώνει περισσότερο φόρο). Το ίδιο συμβαίνει με τις δαπάνες ηλεκτρισμού, τηλεφωνίας, ύδρευσης, μισθοδοσίας, ενοίκια, κοινόχρηστα, συνδρομές κλπ,. Εάν δεν διαβιβαστούν και χαρακτηριστούν από την ίδια την επιχείρηση χάνονται, καθώς οι εταιρείες ηλεκτρισμού, ύδρευσης, τηλεφωνίας δεν μπορούν (σύμφωνα με τα λεγόμενά τους) να διαβιβάσουν διακριτά τις επιμέρους συναλλαγές τους.

Επιπλέον η απόφαση Α.1138/2020 υποχρεώνει τις επιχειρήσεις να χαρακτηρίζουν τα παραστατικά που λαμβάνουν και εγκαίρως να διαβιβάζουν τους χαρακτηρισμούς των παραστατικών στην πλατφόρμα myDATA, ακόμα και αν αυτά έχουν διαβιβαστεί από άλλες επιχειρήσεις.

Παράδειγμα: όταν η επιχείρηση Α αγοράσει “ένα προϊόν” από την επιχείρηση Β θα πρέπει να συμβούν τα εξής. Η επιχείρηση Β εκδίδει τιμολόγιο, το οποίο λαμβάνει η επιχείρηση Α. Για την επιχείρηση Β (εκδότης τιμολογίου) το τιμολόγιο αυτό αποτελεί ΕΣΟΔΟ, ενώ για την επιχείρηση Α (λήπτης τιμολογίου) το τιμολόγιο αποτελεί ΕΞΟΔΟ. Προκειμένου το συγκεκριμένο τιμολόγιο να ενημερώσει κατάλληλα τα ηλεκτρονικά βιβλία των δύο επιχειρήσεων, θα πρέπει η επιχείρηση Β (εκδότης) να το χαρακτηρίσει ως έσοδο και η επιχείρηση Α (λήπτης) να το χαρακτηρίσει ως έξοδο (το έξοδο του ενός είναι το έσοδο του άλλου). Εάν οι χαρακτηρισμοί του τιμολογίου και οι διαβιβάσεις δεν γίνουν εγκαίρως και σωστά, τα ηλεκτρονικά βιβλία των επιχειρήσεων θα ενημερωθούν λανθασμένα και οι επιχειρήσεις θα καταλήξουν να πληρώνουν περισσότερο φόρο.

Τέλος, η απόφαση Α.1138/2020 προβλέπει όχι μόνο την διαβίβαση των παραστατικών που λαμβάνουν και εκδίδουν οι επιχειρήσεις, αλλά τις υποχρεώνει να διαβιβάζουν στην πλατφόρμα myDATA τις Τακτοποιητικές Εγγραφές Εσόδων - Εξόδων. Οι τακτοποιητικές εγγραφές διενεργούνται συνήθως στο τέλος της χρήσης, από τους λογιστές των επιχειρήσεων, και αφορούν τις αποσβέσεις, προβλέψεις, φορολογικές αναμορφώσεις, εκκαθαρίσεις μισθοδοσίας κλπ. Οι εγγραφές αυτές είναι ιδιαίτερα σημαντικές για την επιχείρηση διότι, μετά από αυτές, διαμορφώνεται το φορολογικό αποτέλεσμα της χρήσης και καθορίζονται οι φόροι.

ΟΓΚΟΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Ο μεγάλος όγκος των δεδομένων που θα διαβιβάζονται από 1/1/2021 στην πλατφόρμα myDATA δεν ανησυχεί τους αρμόδιους φορείς. Τα δεδομένα θα αποθηκεύονται όχι στους servers του Υπουργείου Οικονομικών, αλλά στο κέντρο δεδομένων Microsoft Azure (διαδικτυακό σύννεφο). Επομένως, δεν τίθενται θέματα έλλειψης αποθηκευτικών “χώρων”, υπερφόρτωσης του συστήματος και καθυστέρησης στις διαβιβάσεις.

ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Το δεύτερο στοιχείο καινοτομίας των myDATA αφορά τον χρόνο διαβίβασης των παραστατικών. Οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαβιβάζουν, (α) τα παραστατικά που εκδίδουν σε πραγματικό χρόνο, (β) τους χαρακτηρισμούς των παραστατικών, μέχρι την υποβολή της περιοδικής δήλωσης ΦΠΑ, γ) τις τακτοποιητικές εγγραφές, μέχρι την υποβολή της δήλωσης φορολογίας. Εξαιρετικά μόνο για τους πρώτους μήνες του 2021 δίνεται η δυνατότητα διαβίβασης των εκδιδόμενων παραστατικών εντός 5 ημερών από την έκδοσή τους και μέχρι την 20η του επόμενου μήνα. Από την 1/7/2021 η διαβίβαση των παραστατικών γίνεται την στιγμή της έκδοσής τους.

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

Το ζήτημα του χρόνου διαβίβασης των εκδιδόμενων παραστατικών σε πραγματικό χρόνο είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς συνδέεται με το ζήτημα της μηχανογράφησης των επιχειρήσεων και της έκδοσης ψηφιακών τιμολογίων και αποδείξεων.

Για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν μηχανογραφικά συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (ERP), η διαβίβαση των παραστατικών σε πραγματικό χρόνο δεν αποτελεί πρόβλημα . Οι επιχειρήσεις αυτές θα προσαρμόσουν τα συστήματά τους, βάσει των νέων τεχνικών προδιαγραφών, θα συνδεθούν με την πλατφόρμα myDATA, και κάθε φορά που εκδίδουν μηχανογραφικά ένα παραστατικό (χονδρικής ή λιανικής, πώλησης ή παροχής), αυτόματα θα ενημερώνεται η πλατφόρμα .

Ωστόσο, για τις επιχειρήσεις που δεν έχουν μηχανογραφηθεί, τα πράγματα λιγάκι θα δυσκολέψουν. Αυτές είναι μικρές επιχειρήσεις, που εκδίδουν με χειρόγραφο τρόπο τα τιμολόγια και τις αποδείξεις λιανικής. Οι επιχειρήσεις αυτές θα πρέπει να βρουν κάποιο τρόπο να διαβιβάζουν εγκαίρως τα εκδιδόμενα παραστατικά τους στην πλατφόρμα myDATA.

Η πρώτη σκέψη για τις επιχειρήσεις αυτές είναι η μηχανογράφησή τους. Κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως αντικειμένου και κύκλου εργασιών, μπορεί να εγκαταστήσει κάποιο λογισμικό πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης (ERP). Στην απλούστερη μορφή του, το ERP μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για την μηχανογραφική έκδοση αποδείξεων και τιμολογίων (Τιμολογιέρα), και όχι για την γενικότερη εσωτερική οργάνωση της επιχείρησης (λογιστήριο, αποθήκη κλπ). Τα προγράμματα αυτά δεν πιστοποιούνται από κάποιο δημόσιο φορέα. Το μόνο που χρειάζεται είναι να πληρούν τις τεχνικές προδιαγραφές για την διασύνδεση τους με την πλατφόρμα MyDATA. Το δε κόστος εγκατάστασης και συντήρησης τους, ειδικά όταν αφορά μόνο την έκδοση παραστατικών, κυμαίνεται στα 200 με 300 ευρώ ετησίως.

ΤΡΟΠΟΙ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η μηχανογράφηση είναι η καταλληλότερη επιλογή για την επιχείρηση, προκειμένου να διαβιβάζει εγκαίρως στην πλατφόρμα myDATA. Ωστόσο, εν μέσω υγειονομικής κρίσης με την οικονομική δραστηριότητα ‘παγωμένη’, η αύξηση του βραχυχρόνιου λειτουργικού κόστους των μικρών επιχειρήσεων δεν είναι εφικτή. Στο πλαίσιο αυτό η Φορολογική Διοίκηση προσφέρει δύο εναλλακτικούς τρόπους διαβίβασης για αυτές τις επιχειρήσεις. Ο πρώτος τρόπος είναι η Ειδική Φόρμα Καταχώρησης της ΑΑΔΕ και ο δεύτερος είναι η Εφαρμογή Έκδοσης και Διαβίβασης Παραστατικών της ΑΑΔΕ.

ΕΙΔΙΚΗ ΦΟΡΜΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ

Η Ειδική Φόρμα Καταχώρησης της ΑΑΔΕ δύναται να χρησιμοποιηθεί από επιχειρήσεις, που παρουσιάζουν ετήσια έσοδα χαμηλότερα των πενήντα χιλιάδων ευρώ, και εκδίδουν λιγότερα από πενήντα τιμολόγια. Η ειδική φόρμα είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ και χρησιμοποιείται χωρίς κόστος από τους ενδιαφερόμενους . Η επιχείρηση μπορεί να συνεχίσει να εκδίδει χειρόγραφα τα παραστατικά της και εν συνεχεία να τα καταχωρεί στην ειδική φόρμα. Μάλιστα, η επιχείρηση που χρησιμοποιεί την ειδική φόρμα δύναται να διαβιβάζει τα παραστατικά έως την 20η του επόμενου μήνα, από την έκδοσή τους.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΚΔΟΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ (ΤΙΜΟΛΟΓΙΕΡΑ της ΑΑΔΕ)

Η Εφαρμογή Έκδοσης και Διαβίβασης Παραστατικών της ΑΑΔΕ θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί από όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως κύκλου εργασιών και αριθμού εκδιδόμενων στοιχείων. Η εφαρμογή θα λειτουργεί πρώτον ως Τιμολογιέρα, καθώς μέσω αυτής, η επιχείρηση αφενός θα μπορεί να εκδίδει τα παραστατικά την στιγμή που πραγματοποιεί τις συναλλαγές της (ο πελάτης θα λαμβάνει την απόδειξη/τιμολόγιο σε ψηφιακή μορφή), αφετέρου δε να τα διαβιβάζει στην πλατφόρμα myDATA σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, μέσω της εφαρμογής η επιχείρηση θα μπορεί να διαβιβάζει και τους χαρακτηρισμούς των συναλλαγών της και τις εγγραφές τακτοποίησης. Με άλλα λόγια, η Εφαρμογή Έκδοσης και Διαβίβασης Παραστατικών θα εκτελεί όλες τις εργασίες που εκτελούν τα προγράμματα εμπορικής διαχείρισης (ERP), χωρίς επιπλέον κόστος για την επιχείρηση, καθώς η εφαρμογή θα είναι ελεύθερα διαθέσιμη .

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Η προσαρμογή στο ψηφιακό περιβάλλον της πλατφόρμας myDATA αποτελεί το μεγάλο στοίχημα για τις ιδιωτικές επιχειρήσεις της χώρας, (ΕΞΑΙΡΟΥΝΤΑΙ από την υποχρέωση διαβίβασης οι Δήμοι, οι Περιφέρειες, οι Νομαρχίες, τα ΝΠΔΔ, οι Ιερές Μονές του Αγίου Όρους). Παρότι η περίοδος υλοποίησης του έργου μοιάζει ακατάλληλη, η Φορολογική Διοίκηση δυναμικά διαμορφώνει τις προϋποθέσεις για την ομαλή προσαρμογή των επιχειρήσεων. Το ψηφιακό περιβάλλον της πλατφόρμας myDATA είναι φιλικό προς τον χρήστη, οι οδηγίες χρήσης στον διαδικτυακό τόπο της ΑΑΔΕ είναι ελεύθερα διαθέσιμες, ενώ οι εκπρόσωποι της ΑΑΔΕ συμμετέχουν και ενημερώνουν σε σεμινάρια και συναντήσεις των φορέων.

Οι επιχειρήσεις, ιδίως οι μικρές, ενδέχεται να δυσκολευτούν στην αρχή. Όσες επιλέξουν τον δρόμο της μηχανογράφησης, θα χρειαστεί να συνεργαστούν, όχι μόνο με τον Λογιστή τους, αλλά και με κάποιο Μηχανογράφο. Όσες κρατήσουν τα χειρόγραφα, κι επιλέξουν να διαβιβάζουν μέσω των εφαρμογών της ΑΑΔΕ, θα χρειαστεί να μάθουν να χρησιμοποιούν με ευχέρεια τις σχετικές εφαρμογές διαβίβασης και έκδοσης παραστατικών, καθώς θα αποτελούν πλέον κομμάτι της καθημερινότητάς τους.

Σε κάθε περίπτωση, οι επιχειρήσεις πρέπει άμεσα να κινηθούν προς την κατεύθυνση αυτή και να “εκμεταλευτούν” το γεγονός ότι για το έτος 2021 δεν προβλέπονται πρόστιμα για χρονικές καθυστερήσεις και αποκλίσεις. Το ΠΟΙΝΟΛΟΓΙΟ των myDATA δεν έχει τεθεί προς διαβούλευση και ψήφιση.